Le cahier de réservation, à imprimer gratuitement.

Télécharger le cahier de réservation (PDF, A4)

Imprimez une feuille par service, ou recto verso pour le déjeuner et le dîner du même jour. Rangées par date dans un classeur ou une pochette, les feuilles font un cahier ; à l'accueil, une pince et un crayon suffisent.

Bien remplir le cahier, réservation après réservation

Un cahier de réservation ne vaut que par ce qu'on y écrit au moment de l'appel. Dans l'ordre des colonnes :

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   Étape 1 : L'heure et les couverts d'abord

   Ce sont eux qui disent s'il reste de la place. Le nom vient ensuite, épelé si besoin, et relu au client avant de raccrocher.

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   Étape 2 : Un téléphone à chaque réservation

   Pour prévenir d'un retard de la cuisine, rappeler la veille une grande table, ou proposer une place libérée à la liste d'attente.

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   Étape 3 : La table, au crayon

   Attribuez les tables avant le service, en commençant par les grandes tablées. Au crayon : le plan change dans la soirée.

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   Étape 4 : Les notes utiles en salle

   Allergie, anniversaire, chaise haute, poussette, terrasse demandée : ce que l'équipe doit savoir en accueillant le client.

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   Étape 5 : L'arrivée, cochée

   Cochez chaque table à son arrivée. À la fin du service, les lignes restées vides sont vos no-shows : notez-les dans le bilan.

Les soirs complets : la liste d'attente en bas de page

Quand le service est plein, ne dites pas seulement non. Notez le nom, les couverts, le téléphone et l'heure souhaitée de ceux qui demandent. Une annulation arrive ? Appelez le premier de la liste à qui la table convient, puis cochez « Rappelé ».

C'est ce que fait, par email et sans y penser, la liste d'attente de couteau.io : la place libérée part au premier inscrit à qui elle convient.

Le bilan du service, pour compter vos no-shows

En bas de la feuille, trois chiffres à noter en fermant : les couverts servis, les no-shows et les clients venus sans réserver. Sur un mois, ils disent si la salle se remplit par la réservation ou par la porte, et combien de tables sont restées vides.

Pour traduire ces tables vides en euros, notre calcul du coût des no-shows prend vos couverts, votre taux d'absence et votre addition moyenne. Et pour les faire baisser, voyez ce qui marche dans notre guide pour éviter les no-shows.

Quand le cahier papier ne suffit plus

Le papier fait très bien l'affaire tant qu'une seule personne prend les réservations, au même comptoir. Il montre ses limites quand les réservations arrivent aussi par internet, quand deux personnes répondent au téléphone, ou quand il faut retrouver un client venu il y a six mois.

C'est le moment de passer à un cahier de réservation en ligne : le même cahier, sur chaque appareil de l'équipe, avec la page de réservation, les rappels par email et le fichier clients. La formule de base de couteau.io, c'est 29 € TTC par mois, sans commission, et elle s'essaie 14 jours sans carte bancaire.

Questions fréquentes