Liste d'attente : la table libérée retrouve preneur, sans coup de fil.

Post-it ou liste d'attente en ligne : ce qui change vraiment

Un créneau complet ne le reste pas toujours : une annulation la veille, une réservation déplacée, et la place se libère quand plus personne ne pense au client refusé deux jours plus tôt. Noter son nom ne suffit pas, encore faut-il le prévenir à temps.

Il n'y a rien à activer : la liste d'attente se met en marche toute seule dès qu'un créneau de votre page de réservation en ligne affiche complet. Chaque inscription porte sur un jour et une heure précis, avec une marge d'une heure si le client l'accepte : c'est plus net qu'un « rappelez-moi si quelque chose se libère dans la soirée ».

Ce que fait le client devant un créneau complet

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   Étape 1 : Il clique sur l'heure barrée

   L'heure est barrée, avec une petite cloche, et une ligne sous les horaires précise : « Créneau complet ? Cliquez-le pour vous inscrire sur la liste d'attente. » Il s'inscrit, ou prend l'un des créneaux libres proches que la page lui montre, 6 au plus sur les deux semaines suivantes.

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   Étape 2 : Il choisit son heure et laisse ses coordonnées

   Sous « Vers quelle heure ? », il garde l'heure cliquée ou en prend une autre parmi les créneaux complets à une heure près. La case « Je suis flexible, à 1 h près », cochée d'office, lui permet de recevoir une table libérée jusqu'à 1 h avant ou après. Puis prénom, nom, téléphone et email (obligatoire), plus des notes. L'inscription n'est ouverte que si le service a lieu ce jour-là et si la tablée tient dans la capacité du créneau ; si une place vient de se libérer, il est invité à réserver directement.

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   Étape 3 : Il reçoit un accusé d'inscription

   Un email « Vous êtes sur la liste d'attente », avec un lien pour voir son inscription ou quitter la liste. Cet accusé se coupe dans Paramètres > Réservation en ligne > Emails ; l'email qui propose une table, lui, part toujours.

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   Étape 4 : Il confirme sa table, ou la laisse passer

   Le bouton « Confirmer ma table » de l'email « Une table s'est libérée » ouvre la page de l'offre, où un second bouton « Confirmer ma table » crée la réservation, sans compte à créer. Sur la même page, « Je ne viendrai pas » rend la place, qui passe au suivant.

Une table se libère : à qui, comment, pour combien de temps ?

Une place se libère quand un client annule ou déplace sa réservation depuis son email, quand l'équipe annule ou déplace une réservation, ou quand une offre est déclinée ou expire ; couteau.io refait aussi le tour de la liste toutes les 5 minutes. La place va aux inscrits du créneau, dans l'ordre d'arrivée : le premier dont la tablée tient dans la capacité libérée la reçoit.

Le client flexible peut aussi recevoir une place libérée sur un autre créneau du même service, jusqu'à 1 h avant ou après l'heure demandée, quand la sienne reste prise : la plus proche, la plus tôt à égalité, et au moins 30 min à l'avance. L'email lui indique l'heure proposée et celle qu'il avait demandée.

Exemple : le créneau de 20 h est plein et une réservation de deux couverts est annulée. Le premier inscrit est une tablée de six, qui ne rentre pas ; le deuxième, un couple : c'est lui qui reçoit l'email. La tablée de six garde son rang pour la place suivante.

Quelle que soit la durée, l'offre se termine au plus tard 15 min avant le créneau. Ces délais, comme la marge d'une heure, sont fixes et ne se règlent pas.

Une table annulée l'après-midi, reprise avant le dîner

Sans réponse avant 18 h 18, la place serait passée d'elle-même à l'inscrit suivant, puis redevenue réservable en ligne une fois la liste épuisée.

Ce que voit l'équipe, et quand elle reprend la main

Sur la page Réservations, un encart « Liste d'attente » montre les inscrits du jour : heure, nom, couverts, service, « flexible (±1 h) », téléphone, statut, notes et, quand une offre court, « Réponse attendue avant … » ; si l'offre a changé d'heure, « Demandé à …, proposé à … ». Les inscriptions arrivent dans le centre de notifications, et une table confirmée depuis la liste déclenche l'alerte email de l'équipe, si vous l'avez activée.

• « Placer maintenant » installe l'inscrit même si le créneau est complet : réservation confirmée, table attribuée automatiquement, email de confirmation envoyé. Utile quand vous savez qu'une table partira tôt.
• « Retirer » sort de la liste celui qui a appelé pour renoncer.
• Paramètres > Réservation en ligne > Liste d'attente montre toutes les inscriptions à venir, par jour et par créneau, avec cinq statuts : En attente, Offre envoyée, Offre expirée, Placé, Retiré.
• Les tables rattrapées ainsi apparaissent sous leur propre source, « Liste d'attente », dans les statistiques de réservation.

Liste d'attente ou client sans réservation : ne pas confondre

La liste d'attente sert aux créneaux à venir, réservés en ligne. Le client qui se présente à la porte sans réserver est un client de passage : l'équipe l'installe directement depuis le plan de salle, sans passer par la liste.

couteau.io n'a pas de file d'attente au comptoir qui préviendrait le client resté sur le trottoir que sa table est prête. Et celui qui appelle un soir complet s'inscrit lui-même, en ligne : l'équipe ne peut pas le faire à sa place.

Ses limites, et ce qu'elle ne remplace pas

La liste d'attente rattrape les annulations, pas les absences. Contre les no-shows, le levier, c'est un client qui peut annuler sans effort : le lien de ses emails de confirmation et de rappel libère sa place, que la liste propose aussitôt. Le guide éviter les no-shows détaille la méthode.

Elle est comprise dans la formule de base : pas de supplément, ni de commission sur les tables qu'elle remplit. Ce que vous payez, par établissement : 29 € TTC par mois (voir les tarifs).

Questions fréquentes