Le fichier clients de votre restaurant, complété à chaque réservation.

Une fiche par client, ouverte par sa première réservation

Personne ne saisit de fiches après la fermeture. En ligne, où le téléphone est demandé, ou notée au téléphone, chaque réservation ouvre une fiche au nom du client, ou complète celle qu'il a déjà. Le client est reconnu par son email, puis par son téléphone : un habitué qui réserve tantôt en ligne, tantôt par téléphone garde une seule fiche, pourvu qu'il donne le même email ou le même numéro. Une réservation notée avec un nom seul rejoint la fiche sans coordonnées qui porte exactement ce nom, ou en ouvre une : ses visites et ses no-shows y sont comptés comme les autres.

Les compteurs suivent le service. Quand l'équipe passe une réservation en Terminé, une visite s'ajoute ; en No-show, c'est le compteur de no-shows qui monte. Un statut corrigé corrige aussi les compteurs.

Ce que garde chaque fiche client

• En tête : les compteurs Visites, No-shows et Réservations, le statut de fidélité, les tags et, s'il y a lieu, la mention Liste noire.
• Onglet Informations : téléphone, email, pays, langue, date de naissance, allergies, entreprise et notes client.
• Onglet Réservations : l'historique des réservations, avec date, heure, couverts, statut et tables de chacune.
• Préférences : « Accepte newsletter » et « Accepte demandes d'avis », la seconde à décocher si le client s'y oppose.
• Tags libres, ajoutés d'une touche Entrée : « habitué du jeudi », « table calme », « vin nature ».

L'occasion (anniversaire, romantique, repas d'affaires) se note sur la réservation, pas sur la fiche : elle apparaît en pastille de couleur dans la liste du jour. La fiche, elle, garde la date de naissance d'une année sur l'autre.

Au service : reconnaître un habitué, prévenir la cuisine

La fiche ne s'affiche pas dans le détail de la réservation : on la consulte sur la page Clients. La recherche y retrouve un client par nom, email, téléphone ou entreprise, même avec un numéro tapé sans espaces ni indicatif ; le tri « Plus de visites » fait remonter vos fidèles.

Pour voir l'outil dans sa salle d'origine, lisez le cas client de Barbo : 40 couverts à Paris 14e, et couteau.io à chaque service.

Importer votre ancien fichier clients sans doublons, exporter le vôtre

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   Étape 1 : Exportez l'ancien fichier en CSV

   Depuis un tableur ou un ancien logiciel : une ligne d'en-têtes, puis un client par ligne. Séparateur point-virgule, virgule ou tabulation, encodage UTF-8, 10 Mo au plus.

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   Étape 2 : Déposez-le dans Clients > Importer

   L'import est réservé aux responsables et aux propriétaires. Glissez le fichier dans la fenêtre, ou touchez-la pour le choisir.

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   Étape 3 : Vérifiez la correspondance des colonnes

   Dans « Colonnes du fichier », les en-têtes courants sont reconnus seuls : Prénom, Nom ou Nom complet, Email, Téléphone, Allergies, Notes, Tags, Nombre de visites, Liste noire… Corrigez une correspondance, ou choisissez « Ignorer ».

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   Étape 4 : Contrôlez l'aperçu, puis importez

   L'« Aperçu » montre les premières fiches à importer, et le bouton « Importer N fiches » lance l'import.

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   Étape 5 : Lisez le bilan

   Nouvelles fiches, fiches complétées, fiches déjà à jour, lignes ignorées (sans nom ni contact) : vous savez exactement ce qui est entré.

Un client déjà présent, avec le même email ou le même téléphone, n'est jamais dupliqué : l'import remplit seulement les champs vides de sa fiche, ajoute les nouveaux tags et ne fait jamais baisser le nombre de visites. Ce que votre équipe a saisi n'est pas écrasé, et relancer le même fichier ne crée rien en double. Un client qui avait refusé les demandes d'avis Google le reste après l'import.

Dans l'autre sens, « Exporter », à côté d'« Importer », télécharge tout le fichier en CSV : une ligne par fiche, avec les colonnes de l'import, dans le même ordre. De quoi le relire dans un tableur, l'archiver, ou le réimporter tel quel. Comme l'import, il est réservé aux responsables et aux propriétaires, et il ignore la recherche en cours. Le nombre de no-shows et la date de création des fiches n'y figurent pas.

Le fichier exporté contient des allergies, donc des données de santé : couteau.io le rappelle avant de le télécharger. Rangez-le sur un poste protégé, ne le faites pas circuler par email, et supprimez-le une fois l'usage passé.

Six gestes du quotidien où la fiche client vous sert

Hormis les demandes d'avis, vendues en option, tout ce tableau est compris dans la formule de base, facturée par établissement (29 € TTC par mois, grille des tarifs).

Vos clients restent les vôtres : qui voit le fichier, où il est gardé

Vos fiches naissent de réservations prises chez vous, sur votre page ou par votre équipe : couteau.io n'a ni annuaire ni place de marché où vos clients croiseraient d'autres restaurants. Au sens du RGPD, vous restez responsable du traitement ; couteau.io, votre sous-traitant (article 28), ne se sert de ces données que pour faire tourner le service.

En réservant, le client coche « J'accepte que mes coordonnées servent à gérer ma réservation. » Les allergies touchent à la santé : la façon de les noter, de les garder et de les effacer est détaillée dans le guide RGPD du fichier clients. Supprimer une fiche laisse ses réservations dans l'historique, sans lien vers elle.

Campagnes, segments, fusion : les limites du fichier

La liste noire marque la fiche et coupe les demandes d'avis, mais n'empêche pas ce client de réserver en ligne. Les participants de la roue des cadeaux, eux, ne s'ajoutent pas au fichier clients.

Questions fréquentes