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Essai gratuit

Cahier de réservation

Du cahier papier au cahier de réservation en ligne.

Un cahier de réservation en ligne (ou numérique), c'est le cahier du comptoir passé sur écran : les réservations prises au téléphone et celles faites sur internet au même endroit, à jour en direct sur chaque appareil de l'équipe. Avec couteau.io, il s'ouvre dans le navigateur de l'ordinateur, de la tablette ou du téléphone, sans rien télécharger.

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Formule de base à 29 € TTC par mois · 14 jours offerts avec toutes les options · sans carte bancaire · sans engagement

L'essentiel

  • Un seul cahier numérique, mis à jour en direct sur tous les écrans de l'équipe.
  • Un appel se note en quelques champs, et la fiche du client se crée ou se complète toute seule, même sans téléphone ni email.
  • Assis, terminé, no-show, annulé : chaque réservation reste dans l'historique, avec son statut.
  • Le cahier papier garde deux atouts : il ne coûte presque rien et marche sans connexion.
Au sommaire

Cahier papier ou cahier en ligne : le comparatif honnête

  • Coût

    Cahier papier
    Le prix d'un cahier
    Cahier en ligne
    Un abonnement au mois

  • Prise en main

    Cahier papier
    Immédiate
    Cahier en ligne
    Quelques réglages au départ

  • Marche sans connexion internet

    Cahier papier
    Oui
    Cahier en ligne
    Non

  • Où il se trouve

    Cahier papier
    Au comptoir, en un exemplaire
    Cahier en ligne
    Sur chaque écran, à jour en direct

  • Réservations venues d'internet

    Cahier papier
    À recopier à la main
    Cahier en ligne
    Arrivent seules, 24 h/24

  • Rappel au client

    Cahier papier
    Un appel, si quelqu'un y pense
    Cahier en ligne
    Un email 24 h avant par défaut, si son adresse est notée

  • Historique d'un client

    Cahier papier
    À chercher page par page
    Cahier en ligne
    Sur sa fiche

  • Une feuille pour la cuisine ou le passe

    Cahier papier
    Le cahier lui-même, ou une copie à la main
    Cahier en ligne
    La feuille de service, imprimée depuis l'écran des réservations
Cahier papier et cahier de réservation en ligne couteau.io, point par point

Le papier n'a pas à rougir : il ne tombe jamais en panne de réseau et tout le monde sait s'en servir. Il coince quand deux personnes prennent des réservations en même temps, quand le cahier reste au comptoir pendant qu'on répond au téléphone ailleurs, ou quand un habitué rappelle et qu'il faut retrouver l'allergie qu'il avait signalée trois mois plus tôt. Pour la méthode, quel que soit l'outil, voyez le guide gérer les réservations d'un restaurant.

Un seul cahier, sur tous les écrans de l'équipe

Toute l'équipe lit le même cahier numérique, quel que soit l'écran. Une réservation ajoutée, déplacée ou annulée apparaît aussitôt sur les autres écrans, et le plan de salle suit. On passe d'un jour à l'autre avec les flèches ou le calendrier, et le bouton « Aujourd'hui » ramène au jour même.

En haut de la liste, quatre compteurs résument la journée, ou le service choisi : les couverts, les couverts déjà assis, les réservations confirmées et celles encore à placer. Chacun se connecte avec son propre compte, selon trois rôles : Propriétaire, Responsable et Équipe.

Une journée dans le cahier, du premier appel à la fermeture

  1. Un habitué appelle pour vendredi : « Client existant » retrouve sa fiche en quelques lettres, la réservation est créée et placée, et la confirmation part si son email est connu.

  2. Pendant la coupure, une réservation arrive de votre page en ligne et s'inscrit dans le même cahier, sur tous les écrans, sans rien recopier.

  3. Un client annule avec le lien de son email : la réservation passe en Annulé, l'équipe le voit dans ses notifications, et la table libérée est offerte au premier inscrit de ce créneau en liste d'attente dont la tablée tient, s'il y en a un.

  4. La table de 19 h 30 arrive : un serveur touche Asseoir sur son téléphone, et le compteur des couverts assis bouge aussi sur l'ordinateur du comptoir.

  5. L'équipe passe les dernières tables en Terminé, et en No-show celle qui n'est jamais venue : la visite, ou le no-show, s'ajoute à la fiche du client.

Exemple d'une journée ordinaire ; les heures sont indicatives.

Les réservations par téléphone, notées dans l'outil

Le téléphone sonne : bouton « Nouvelle réservation ». Tapez le nom, le téléphone ou l'email dans « Client existant » pour retrouver un habitué, ou remplissez prénom, nom, téléphone et email. Choisissez la date, les couverts et le créneau, ajoutez l'occasion et les notes (allergies, préférences), puis « Créer la réservation ».

couteau.io place la tablée selon vos règles d'attribution, crée ou complète la fiche du client, retrouvée par son téléphone ou son email, sinon par son nom exact, et lui envoie la confirmation si vous avez noté son email. Les plafonds de la réservation en ligne ne bloquent pas l'équipe : c'est vous qui décidez de serrer la salle un soir de forte demande.

Statuts, historique et rappels : ce que le papier ne garde pas

  • Dans le détail d'une réservation, quatre boutons changent son statut : Asseoir, Terminer, No-show et Annuler. Toute l'équipe voit le changement.
  • Une réservation annulée sort de la liste du jour (un bouton la réaffiche) mais reste dans l'historique, et sa place revient à la liste d'attente ; le client reçoit un email d'annulation s'il a laissé son adresse.
  • Chaque client a sa fiche : visites et réservations passées, allergies, date de naissance, notes, tags et nombre de no-shows. Le fichier clients se complète à chaque réservation, mais une allergie notée sur une réservation reste sur celle-ci : reportez-la sur sa fiche pour la retrouver à la visite suivante.
  • Les emails de confirmation et de rappel partent d'eux-mêmes dès que l'email du client est noté : le rappel 24 h avant par défaut, réglable de 2 h à 3 jours, avec un lien pour modifier ou annuler la réservation.

Passer du cahier papier au cahier en ligne en six étapes

  1. Étape 1 : Créez vos services

    Paramètres > Salle et service > Services et horaires > « Nouveau service » : jours, créneaux, capacité, durée du repas. À la création de l'établissement, des services sont déjà proposés, à partir de vos horaires quand ils sont connus : il reste à les ajuster.

  2. Étape 2 : Dessinez votre plan de salle

    Dans Paramètres, rubrique Plan de salle : créez vos salles, posez vos tables, donnez à chacune un numéro, une capacité minimum et maximum, et dites si elle peut être jumelée.

  3. Étape 3 : Importez votre fichier clients

    Page Clients > Importer : déposez un fichier CSV tiré d'un tableur ou d'un ancien outil, puis indiquez quelle colonne correspond à quoi. Un cahier papier, lui, ne s'importe pas : ses habitués entreront au fil des réservations.

  4. Étape 4 : Recopiez les réservations à venir

    Reprenez le cahier papier à partir d'aujourd'hui et saisissez chaque réservation future avec « Nouvelle réservation ». Les clients dont vous notez l'email reçoivent la confirmation, puis le rappel.

  5. Étape 5 : Invitez l'équipe

    Paramètres > Compte > Équipe, réservé au propriétaire : une invitation par email pour chaque équipier, avec le rôle Responsable ou Équipe. Le lien est valable 7 jours.

  6. Étape 6 : Mettez la page en ligne

    Activez l'interrupteur « En ligne », puis partagez votre lien de réservation en ligne : fiche Google, bio Instagram, site. Les réservations d'internet arrivent alors dans le même cahier que celles du téléphone.

Sur le tableau de bord, l'encart « Pour bien démarrer » coche au fur et à mesure une partie de ces réglages (services, plan de salle, page en ligne) pour le propriétaire et les responsables.

Ce qu'il faut savoir avant de ranger le cahier papier

Questions fréquentes

Peut-on garder le cahier papier en parallèle au début ?

Oui. Mais dès que votre page de réservation est en ligne, les réservations d'internet n'arrivent que dans le cahier en ligne : c'est lui qui doit faire foi, et le papier ne sert plus que de filet.

Faut-il une tablette pour tenir un cahier de réservation en ligne ?

Non. L'ordinateur du bureau, une tablette si vous en avez une ou le téléphone de chaque équipier suffisent : le cahier tourne dans le navigateur, et chacun s'y connecte avec son propre compte. Tous voient le même cahier, à jour en direct. Sur la tablette, couteau.io s'ajoute à l'écran d'accueil, sans passer par un store, et s'ouvre ensuite d'une touche, en plein écran.

Que se passe-t-il si internet coupe pendant le service ?

Le cahier en ligne a besoin d'une connexion, et couteau.io n'a pas de mode hors ligne. Un téléphone en partage de connexion permet en général de continuer à consulter et noter les réservations. Par précaution, imprimez la feuille de service avant d'ouvrir : heures, noms, couverts, tables, allergies et notes restent sous la main, tels qu'ils étaient à l'impression.

Un client qui réserve par téléphone reçoit-il une confirmation ?

Oui, si vous notez son email : il reçoit la même confirmation qu'une réservation en ligne, puis le rappel avant sa venue. Sans email, rien ne part, et la réservation figure simplement dans le cahier.

Le cahier en ligne garde-t-il les réservations annulées ?

Oui. Une réservation annulée reste visible dans l'historique. Seule la suppression définitive, depuis le détail de la réservation, l'efface de l'historique et des statistiques, sans prévenir le client.

Combien coûte un cahier de réservation en ligne ?

Avec couteau.io, 29 € TTC par mois, par établissement : le cahier fait partie de la formule de base, comme le plan de salle et la page de réservation, sans supplément par couvert ni par réservation. L'essai de 14 jours se fait sans carte bancaire.

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