Le plan de salle de votre restaurant, en direct au service.

Doubles réservations, tables mal données : ce que le plan évite

En plein coup de feu, deux erreurs coûtent une table : la même table promise à deux tablées, et la grande table donnée à un couple avant l'arrivée du groupe. Sur un cahier papier, seule la mémoire de celui qui place les évite. Sur le plan, chaque réservation tient sa table pour la durée du repas, au vu de toute l'équipe.

Deux réservations en ligne arrivées au même instant n'ont pas non plus la même table : la seconde en prend une autre, ou s'affiche « À placer ». Pour le téléphone et le comptoir, voyez comment gérer les réservations d'un restaurant.

Un vendredi soir complet, vu depuis le plan de salle

Dessiner votre plan de salle, table par table

1. 1

   Étape 1 : Ouvrez l'éditeur du plan

   Paramètres > Salle et service > Plan de salle, réservé au propriétaire et aux responsables ; le rôle Équipe se sert du plan sans pouvoir le modifier.

2. 2

   Étape 2 : Créez vos salles

   La « Salle principale » existe d'office ; « Ajouter une salle » crée la terrasse, l'étage, le bar ou le salon privé.

3. 3

   Étape 3 : Posez vos tables

   « Nouvel article », onglet « Tables » : rondes, ovales, carrées, rectangulaires ou transats, de 1 à 10 couverts. Le nombre de tables et la capacité totale s'affichent au fil du dessin.

4. 4

   Étape 4 : Réglez chaque table

   « Numéro / Nom » (T1, A4, Bar1…), capacité minimale et maximale, « Jumelable », places perdues une fois collée (0, 1 ou 2). « Dupliquer » sert pour les tables identiques.

5. 5

   Étape 5 : Ajoutez le décor

   Onglet « Décor » : mur, porte, fenêtre, poteau, WC, escaliers, plante, pour que l'équipe s'y repère.

Une salle décochée « Réservable » reste visible pour l'équipe, mais sort de l'attribution automatique : vous y placez les clients vous-même. Pratique pour une terrasse qui n'ouvre que par beau temps.

Comment l'attribution automatique choisit-elle une table ?

En ligne, saisie par l'équipe ou encore « À placer » : chaque réservation cherche sa table dans les salles réservables, en quatre temps.

1. 1

   Étape 1 : Écarter les tables occupées

   Une table est tenue pendant le repas, plus un battement. Par défaut : 90 min jusqu'à 3 personnes, 105 min de 4 à 5, 120 min dès 6, et 15 min de battement, réglables par service.

2. 2

   Étape 2 : Garder les tables à la bonne taille

   Capacité maximale suffisante et capacité minimale respectée : une table de six réglée à quatre minimum ne part pas pour un couple.

3. 3

   Étape 3 : Prendre la plus ajustée

   Le plus petit écart entre capacité et couverts l'emporte. À égalité, la rotation équitable préfère la table restée libre ce jour-là, ou celle dont la dernière réservation du jour est la plus tôt.

4. 4

   Étape 4 : Jumeler en dernier recours

   Sans table seule qui convienne : deux ou trois tables voisines, jumelables, dans la même salle et à moins de 30 px l'une de l'autre sur le plan (écart par défaut). Les places perdues aux jonctions sont déduites de la capacité.

Exemple avec ces réglages : une table réservée pour 4 personnes à 20 h reste bloquée jusqu'à 22 h (105 min de repas, 15 de battement). Les règles se cochent dans Paramètres > Salle et service > Attribution ; pour caler les durées, voyez le guide rotation des tables.

Pendant le service : statuts en direct, glisser, clients de passage

Le plan s'affiche sur la page Réservations, à côté du cahier de réservation en ligne. Chaque réservation ajoutée, placée, déplacée ou changée de statut apparaît en direct sur chaque écran où le plan est ouvert. Le dessin, lui, ne suit pas : un écran déjà ouvert ne voit une nouvelle table qu'après rechargement.

• Libre, Réservée, Assise, Terminée : la couleur de chaque table suit le client ; pictogramme d'alerte pour un no-show, pointillés pour des tables assemblées.
• Asseoir, Terminer, No-show, Annuler : un geste depuis la réservation. Le no-show reste une décision de l'équipe, jamais automatique.
• Glissée vers une table, à la souris ou au doigt, une réservation annonce « 6 places · disponible » ou « Places insuffisantes · à confirmer ». Un faux mouvement s'annule pendant 8 secondes.
• Table trop petite : couteau.io propose l'ensemble de deux ou trois tables voisines libres le plus ajusté. Table prise : les deux réservations la partagent, ou échangent leurs places si chacune n'occupe qu'une table.
• Un choix fait à la main, même hors règles après confirmation, est verrouillé jusqu'au bouton « Rendre à l'attribution automatique ».

Le bouton « Client de passage », ou une table libre touchée, ouvre un formulaire qui ne demande que les couverts : 2 par défaut, et « Sans table » pour le comptoir. Jamais refusé, même sur un créneau complet en ligne, le passage ne reçoit aucun email ; sa table, c'est vous qui la choisissez, et il compte à part dans les statistiques de réservation.

Sur tablette au passe, sur ordinateur au comptoir

• Rien à télécharger : le plan s'ouvre dans le navigateur, et couteau.io s'installe sur l'écran d'accueil de la tablette du passe, sans passer par un store.
• Dès la largeur d'une tablette, liste et plan côte à côte : appui long pour prendre une réservation, pincement pour zoomer, « Voir toute la salle » pour recadrer.
• Sur un téléphone, la liste des réservations et le plan se partagent l'écran en deux onglets.

Les limites du plan de salle, et ce qu'il coûte

La liste du service, elle, s'imprime : l'icône d'imprimante, à côté de la cloche, sort la feuille de service du jour, avec les numéros de table de chaque réservation.

Plan et attribution font partie de la formule de base, sans supplément. Son tarif : 29 € TTC par mois, par établissement, que vous serviez 200 ou 2 000 couverts par mois (voir les tarifs). Grande salle ? Voyez la page logiciel pour brasseries.

Questions fréquentes