Logiciel de réservation restaurant : les questions à poser avant de choisir

Trois choses. Les clients réservent seuls, même quand personne ne peut décrocher ; toute l'équipe lit le même cahier, à jour sur chaque écran ; et confirmations et rappels partent sans que vous ayez à y penser. couteau.io y ajoute un plan de salle où les tables s'attribuent seules. Le cahier de réservation en ligne montre le passage du papier à l'écran.

La plateforme vous affiche dans son propre annuaire, parmi d'autres restaurants, et peut facturer les clients qu'elle vous amène. Le logiciel gère les réservations qui viennent à vous, sur une page à votre nom, avec un fichier clients qui reste le vôtre. couteau.io est un logiciel : le comparatif des logiciels de réservation montre lesquels ont une place de marché ou prennent une commission.

Non, pas couteau.io : il ne publie votre restaurant dans aucun annuaire et n'a pas de place de marché. Il évite surtout de perdre ceux qui vous cherchent déjà, en prenant leurs réservations la nuit ou pendant le coup de feu, depuis votre fiche Google, votre site ou votre bio Instagram.

Commencez par ce qui coûte cher à défaire : la durée d'engagement, la façon de récupérer votre fichier clients en partant, et le nom que voit votre client, le vôtre ou celui de l'éditeur. Ajoutez le prix d'un mois plein, options comprises, et la liste écrite de ce que l'outil ne fait pas. Cette FAQ répond à chacun de ces points pour couteau.io.

Maxime, restaurateur et cofondateur de Barbo, un bistrot de 40 couverts à Paris 14e : l'outil y est né et y sert à chaque service. Chez Barbo, l'ancien logiciel coûtait 169 € HT par mois : il fallait près de 50 couverts chaque mois pour le payer. couteau.io est fait pour que cet argent reste au restaurant. Le cas client Barbo raconte la suite.

Oui, le temps de la transition, à condition de tout recopier : aucune passerelle ne relie couteau.io à une autre plateforme. Saisissez dans couteau.io, avec « Nouvelle réservation », chaque réservation arrivée ailleurs, pour que vos plafonds en ligne en tiennent compte, et faites l'inverse sur l'autre plateforme, qui ignore celles de couteau.io. La méthode pour gérer les réservations aide à garder un seul cahier qui fait foi.

Non. Aucune caisse n'est reliée à couteau.io, et aucun matériel particulier n'est demandé : un navigateur suffit, sur l'ordinateur que vous avez déjà, une tablette ou un téléphone. Additions et ventes restent dans votre caisse, réservations et salle dans couteau.io.

Formule de base : 29 € TTC par mois, par établissement, avec la page de réservation et le widget, le plan de salle, la liste d'attente, les emails, le fichier clients, les statistiques et l'équipe. Deux options facultatives, la Roue des cadeaux et les Demandes d'avis, s'ajoutent pour 5 € TTC par mois chacune. Tout le détail est sur la grille des tarifs.

Non. Aucun pourcentage sur les couverts, aucun palier de réservations : un mois à 200 couverts et un mois à 2 000 coûtent pareil. Seules les options que vous activez ou retirez changent la facture.

Non. couteau.io ne facture ni installation ni formation : vous faites les réglages vous-même, dans le navigateur, sans rendez-vous à caler. La facture se limite à l'abonnement et aux options que vous activez.

Le propriétaire résilie depuis Paramètres > Compte > Abonnement, bouton « Gérer l'abonnement ». Sans engagement, résiliable à tout moment : l'arrêt prend effet à la fin de la période en cours, sans remboursement de la période entamée. D'ici là, le bouton « Garder mon abonnement » permet de revenir en arrière.

Complet. Pendant 14 jours, tout fonctionne, les deux options comprises, sans carte bancaire : vous pouvez prendre de vraies réservations dès que votre page est en ligne. L'essai démarre à la création de l'établissement.

Pas sans prévenir. Les conditions d'utilisation imposent d'annoncer toute hausse au moins 30 jours avant qu'elle s'applique, et vous pouvez résilier avant cette date. Les prix sont affichés TTC : c'est le montant que vous réglez par carte.

Additionnez douze mois de factures, options, SMS et commissions comprises, puis divisez par les couverts de l'année. Exemple fictif, en chiffres ronds : 1 200 € pour 6 000 couverts font 0,20 € par couvert. Voir ce que coûte vraiment un logiciel de réservation, modèle par modèle.

Quatre : la date et le nombre de couverts, le créneau, les coordonnées, puis la confirmation. Prénom, nom et téléphone suffisent, l'email reste facultatif. À la fin, le client peut ajouter le rendez-vous à son calendrier ou ouvrir l'itinéraire. Voir la réservation en ligne pour restaurant.

Oui. « Nouvelle réservation » les ajoute au même cahier et au même plan de salle que celles d'internet, et en tapant le nom, l'équipe retrouve un client déjà connu. Elles comptent aussi dans les plafonds en ligne de leur créneau, qui propose donc d'autant moins de couverts sur internet. Ces plafonds se comptent par heure d'arrivée, pas par table libre ni par durée du repas : une réservation prise au téléphone pour 20 h ne réduit pas ce qui reste proposé en ligne à 20 h 30.

Avec le plafond de couverts par réservation en ligne, fixé à 8 au départ et modifiable entre 1 et 50. Au-delà, le client vous envoie une demande de groupe, ou trouve de quoi vous appeler ou vous écrire. Vous acceptez ou refusez la demande depuis l'onglet Groupes ; acceptée, la réservation est créée et confirmée au client. couteau.io ne gère ni devis ni acompte de groupe.

Dans Services et horaires, section « Fermetures exceptionnelles » : choisissez les dates, les services concernés et un motif interne, puis « Fermer ces services ». Ils s'affichent « Fermé » en ligne, sans liste d'attente, et se rouvrent d'un clic. Les jours fériés ne se ferment pas tout seuls.

En partie. Les réservations s'y prennent comme un soir ordinaire si l'un de vos services ouvre ce jour de la semaine : un service se règle par jour de la semaine, pas par date. couteau.io n'a pas non plus de module d'événement : ni prépaiement, ni formule imposée au client. Ce soir-là, vous pouvez réduire les couverts ouverts en ligne et noter vous-même, au-delà, les réservations prises au téléphone.

Oui. Le formulaire propose une occasion (anniversaire, romantique, repas d'affaires, autre) et un champ « Notes ou allergies », tous deux facultatifs, que l'équipe retrouve sur la réservation. Les champs sont fixes : impossible d'en ajouter un, pour une poussette par exemple.

Oui. Vous réglez le logo, le nom affiché, le sous-titre et trois couleurs (accent, fond et texte), avec un aperçu avant d'enregistrer. couteau.io en déduit les autres nuances en veillant à leur contraste ; en revanche, ni les polices ni la mise en forme ne se règlent librement.

En copiant le code donné dans Paramètres > Réservation en ligne > Widget, puis en le collant dans votre site. Trois formats au choix : intégré dans la page, bouton flottant « Réserver », ou iFrame pour les éditeurs qui refusent les scripts. Le widget de réservation présente chaque format.

Non. Sur votre site, il reprend votre logo, vos couleurs et vos réglages, sans signature couteau.io : son nom n'y figure que dans la courte mention sur les données, à l'étape des coordonnées, qui le cite comme prestataire. La mention « Réservation en ligne par couteau.io » n'apparaît qu'en bas de la page de réservation complète, à son adresse propre.

Votre lien, que vous collez vous-même dans la rubrique Réservations de la fiche, s'affiche comme un lien de réservation et mène à votre propre page. Réserver avec Google donne le grand bouton « Réserver une table » et permet de réserver depuis Google Maps ou la recherche, mais seulement via une plateforme partenaire liée par contrat au restaurant. couteau.io n'est pas partenaire : il passe par le lien. Voir le guide lien de réservation sur Google.

Comme lien principal de votre bio : Instagram en accepte jusqu'à cinq, mais seul le principal s'affiche sans clic. couteau.io ne se connecte pas à Instagram et n'y ajoute pas de bouton d'action ; un bouton vers votre compte figure en revanche sur votre page de réservation, une fois le champ Instagram rempli dans Paramètres > Établissement > Identité. Voir aussi réserver en ligne sans site internet.

Oui. Les moteurs de recherche peuvent indexer chaque page de réservation couteau.io, dont les données structurées la décrivent comme un restaurant où l'on peut réserver. Aucun accord avec Google n'est en jeu : c'est du référencement naturel, et la place dans les résultats n'est pas garantie.

Non. La page vit à l'adresse couteau.io/r/votre-restaurant, dont vous choisissez la fin. Pour que vos clients réservent sans quitter votre domaine, intégrez le widget dans une page de votre site.

Oui, quand une table convient : couteau.io prend celle dont la taille colle le mieux au groupe, en tenant compte de la durée du repas. Sinon, la réservation est quand même acceptée et apparaît « À placer », et l'équipe décide. Une table choisie à la main n'est plus déplacée par l'automatique. Voir le plan de salle et l'attribution des tables.

Le temps que vous fixez par service et par taille de groupe : par défaut 90, 105 et 120 minutes pour 2, 4 et 6 personnes, plus 15 minutes de battement avant la suivante. Ces durées servent à placer les tables. Le guide de la rotation des tables aide à les régler sans presser les clients.

En touchant une table libre sur le plan : seul le nombre de couverts est demandé, le prénom est facultatif, et vous pouvez aussi l'installer sans table. Un client de passage n'est jamais refusé, ne reçoit aucun email lié à une réservation et compte dans vos statistiques.

Sur le plan, chaque table affiche son statut : Libre, Réservée, Assise, Terminée ou No-show, et les tables assemblées sont reliées entre elles. Ces statuts changent en direct chez tous ceux qui sont connectés. Les modifications du dessin du plan, elles, n'apparaissent chez les autres qu'au rechargement.

Oui. Sur tablette, on maintient le doigt sur une réservation pour la glisser, on pince pour zoomer, et « Voir toute la salle » recadre le plan. Sur téléphone, deux onglets séparent les réservations et le plan de salle. Tout passe par le navigateur : il n'y a pas d'appli à télécharger dans un store, mais couteau.io s'ajoute à l'écran d'accueil de la tablette et s'ouvre ensuite en plein écran.

Oui, pour l'équipe : couteau.io n'a pas de mode déconnecté, et sans réseau l'écran de service ne se met plus à jour. Votre page de réservation, elle, reste ouverte aux clients, car elle ne dépend pas de la connexion du restaurant. Quand le réseau revient, l'écran se remet à jour de lui-même. Par précaution, imprimez la feuille de service avant d'ouvrir.

Rejoindre la liste d'attente de cette heure-là, ou réserver l'un des créneaux libres les plus proches que la page lui propose, six au plus, le jour même ou dans les deux semaines suivantes. Il lui suffit de cliquer sur l'heure complète, qui apparaît barrée. Si une place se libère, un email la propose au premier client de la liste dont la tablée correspond, à une heure près s'il s'est dit flexible. La liste d'attente en ligne détaille l'ordre de passage.

Oui. Elle est incluse dans la formule de base, sur la même page de réservation : rien à activer, elle apparaît d'elle-même sur un créneau complet. Elle sert aux réservations à venir, pas aux clients qui patientent devant la porte.

Oui, et avec couteau.io c'est même la seule voie : il ne gère aucune garantie bancaire, qu'il s'agisse d'empreinte, d'arrhes ou de prépaiement. Il mise sur un rappel par email qui permet d'annuler ou de décaler en ligne, sur la place libérée aussitôt proposée à la liste d'attente, et sur le compteur de no-shows de chaque fiche. Le guide pour éviter les no-shows va plus loin.

Cherchez-le dans Clients, par son nom ou son téléphone : sa fiche affiche ses visites et ses no-shows, comptés chaque fois que l'équipe passe une de ses réservations en No-show. La liste noire n'est qu'une étiquette : elle n'empêche pas de réserver en ligne et sert seulement à ne plus lui envoyer de demande d'avis.

Non. Une réservation annulée, par le client ou par l'équipe, n'entre pas dans le taux de no-show : seules comptent les réservations que l'équipe a marquées No-show, faute de client. Vous le suivez sur 7, 30 ou 90 jours dans les statistiques de réservation.

Non. Le client peut annuler en ligne jusqu'à l'heure de sa réservation, sans frais, depuis le lien de son email. Plus il annule tôt, plus la table a de chances de repartir : d'où l'intérêt d'un rappel la veille, le réglage par défaut.

Oui, depuis le bouton « Gérer ma réservation » de sa confirmation ou de son rappel : il change le jour, l'heure ou le nombre de couverts, dans les mêmes limites qu'une réservation en ligne, et reçoit un nouveau récapitulatif. Une tablée au-delà de la taille maximale en ligne, ou venue d'une demande de groupe, se modifie en vous contactant. Voir la confirmation et le rappel par email.

La confirmation dès la réservation, le rappel avant la venue (24 h avant par défaut), l'email d'annulation, pour la liste d'attente l'inscription puis la table proposée, et pour une demande de groupe l'accusé de réception puis la confirmation ou le refus. Si l'équipe, ou le client lui-même, change la date, l'heure ou les couverts, le client reçoit « Votre réservation a été modifiée ». Voir la confirmation et le rappel par email.

Non. Les textes sont fixes, et traduits dans les sept langues proposées aux clients. Vous réglez le nom d'expéditeur, l'adresse de réponse, le logo et la couleur, et vous choisissez quels emails partent. « M'envoyer un test » montre chaque email tel que le client le recevra.

Avec couteau.io, ce sera l'email : il n'envoie ni SMS ni WhatsApp. L'email porte le bouton « Gérer ma réservation » et part dans la langue du client. Sa limite : un client sans adresse email ne reçoit rien, alors pensez à la demander au téléphone.

Non. Le rappel de couteau.io ne demande pas de réponse : il récapitule la réservation et propose un bouton pour la modifier ou l'annuler. Sans nouvelle du client, la réservation reste confirmée. Pour une grande tablée, un coup de fil la veille reste une bonne habitude.

Oui, pour qui le souhaite : chaque membre active l'alerte dans Mon compte, et le propriétaire la reçoit par défaut. Un email part à chaque réservation en ligne, à chaque table confirmée depuis la liste d'attente et à chaque demande de groupe, reçue ou annulée ; il suffit d'y répondre pour écrire au client. Annulations, changements faits par le client et inscriptions en liste d'attente s'affichent, eux, dans le centre de notifications.

D'une adresse reservations@ propre à couteau.io, affichée avec le nom de votre restaurant comme expéditeur. Les réponses des clients arrivent à l'adresse que vous choisissez, par défaut celle du restaurant. Envoyer depuis votre propre adresse email n'est pas possible.

Oui, sur sa fiche : allergies, notes, tags, date de naissance, visites, no-shows et historique des réservations. Allergies et notes y sont saisies par l'équipe ou importées : ce que le client écrit en réservant reste sur la réservation, sans être recopié sur sa fiche. Elle se crée seule dès sa première réservation, puis le client est retrouvé grâce à son email, sinon à son téléphone, et un statut de Nouveau à Excellent suit le nombre de visites. Une allergie que le client note en ligne reste sur la réservation : recopiez-la sur sa fiche. Voir le fichier clients du restaurant.

En principe non. Une réservation complète la fiche existante au lieu d'en créer une seconde, et l'import d'un ancien fichier ne remplit que les champs vides : relancer le même fichier ne duplique rien. Si un client réserve avec un autre email et un autre téléphone, deux fiches coexistent, et couteau.io ne permet pas de les fusionner.

Non. Dans ses conditions d'utilisation, couteau.io, sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, s'engage à s'en servir uniquement pour fournir le service, et selon vos seules instructions ; vous en restez responsable de traitement. Elles sont hébergées en France, à Paris, et toute violation de données vous serait notifiée dans les 48 h après que couteau.io en a pris connaissance.

Elles sont conservées 3 mois, pour vous permettre de revenir sans rien perdre, puis supprimées. Pendant ce délai, le fichier clients s'exporte toujours en CSV depuis la page Clients ; pour le reste des données, ou une suppression anticipée, écrivez à contact@couteau.io.

Il en pose les bases : le client coche une case de consentement, lit qui utilise ses données et pourquoi, avec un lien vers ses droits, et il est prévenu qu'une demande d'avis peut suivre. Une mention courte, puis le détail à un clic : c'est la présentation en plusieurs niveaux que recommande la CNIL. Le reste vous revient : le guide RGPD et fichier clients l'explique.

Tous les membres, quel que soit leur rôle, puisque l'accueil en a besoin pendant le service. Seuls responsables et propriétaires peuvent importer ou exporter le fichier, et un membre retiré de l'équipe perd l'accès sur-le-champ. Chaque restaurant ne voit que ses propres clients.

Vous créez votre établissement, puis un encart « Pour bien démarrer » vous guide : créer vos services, dessiner le plan de salle, ajouter votre logo, renseigner votre lien d'avis Google, compléter les mentions légales et mettre la page en ligne. Il ne reste qu'à partager le lien ou le QR code.

Oui, avec trois rôles. Équipe : le service au quotidien, des réservations au plan de salle, sans toucher aux paramètres. Responsable : les réglages du restaurant en plus. Propriétaire : l'équipe et l'abonnement aussi. Chaque personne reçoit son invitation par email, à accepter sous 7 jours, et se connecte avec son propre compte.

Dans Paramètres > Compte > Équipe, « Retirer de l'équipe » lui coupe l'accès immédiatement. S'il avait son propre compte, c'est tout ; si la tablette de l'accueil tourne sur un compte partagé, changez aussi le mot de passe de ce compte.

Pas avec un code par serveur : couteau.io n'a ni code PIN, ni double authentification. Connectez plutôt la tablette avec un compte au rôle Équipe : elle sert au service, sans accès aux paramètres ni à l'abonnement.

Non. L'application de l'équipe est en français. Ce sont la page de réservation et les emails aux clients qui existent en 7 langues : allemand, anglais, espagnol, français, italien, néerlandais et portugais.

Par email uniquement, à contact@couteau.io : il n'y a ni ligne téléphonique, ni chat, ni délai de réponse garanti. Joignez si possible une capture de l'écran concerné, cela évite les allers-retours.

Importez votre fichier clients en CSV, puis saisissez à la main les réservations à venir, en coupant l'email de confirmation le temps de la saisie si vous ne voulez pas le leur envoyer, puis en le réactivant. Le rappel, qui se règle à part, leur sera quand même envoyé s'il reste activé. Mettez ensuite la page en ligne, changez le lien sur votre fiche Google, votre site et votre bio, puis fermez la réservation en ligne de l'ancien outil, que vous gardez jusqu'à sa dernière réservation.

Oui. Depuis le menu « Vos établissements », le nouveau restaurant s'ajoute au même compte et démarre son propre essai gratuit. Il aura ensuite son abonnement, son équipe et sa page de réservation : la facturation n'est pas groupée. Voir la gestion de plusieurs restaurants.

Non. L'option Demandes d'avis envoie seulement, après la visite, un email avec le lien qui ouvre la page d'avis de votre fiche Google. couteau.io ne se connecte pas à votre compte Google : il ne lit ni ne publie aucun avis, et n'y répond pas non plus. Le fonctionnement complet est sur les demandes d'avis Google.

Non. Chaque client concerné reçoit le même message, qui mène droit à la page d'avis de votre fiche Google, sans questionnaire préalable pour détourner les avis négatifs. Un client n'en reçoit plus s'il se désinscrit en un clic, si son opposition est notée sur sa fiche ou s'il est en liste noire.

Aux clients de passage, oui, si l'équipe a noté leur email sans cocher qu'ils refusent. Aux no-shows et aux réservations annulées, jamais. Pour les autres, l'envoi suit l'heure réservée, de 1 h à 24 h plus tard selon votre réglage, 2 h par défaut, mais jamais entre 21 h et 9 h : une demande qui tomberait après 20 h 30 ou avant 9 h est reportée à 9 h.

Des lots qui coûtent peu en marchandise, comme un café ou un dessert offert, avec une part « Perdu » bien dosée. couteau.io affiche la probabilité réelle de chaque lot, gère son stock, et un lot épuisé ne sort plus. Un lot peut aussi être réservé aux joueurs qui se déclarent majeurs : la case est déclarative, c'est donc à l'équipe de vérifier l'âge en remettant le lot. Voir la roue des cadeaux.

Dans le menu Roue, « Valider un code » indique si le lot est à remettre, déjà remis, expiré ou inconnu. Chaque code est unique, ne sert qu'une fois et reste valable, sauf réglage contraire, jusqu'à 4 h du matin le lendemain du tirage.

Non. Ils restent dans la roue, avec leur prénom, leur email et leur accord éventuel pour recevoir vos actualités. Vous pouvez les exporter en CSV depuis la roue, à part de l'export du fichier clients.