Confirmation et rappel : vos emails clients partent seuls, à votre nom.

Quels emails vos clients reçoivent, et à quel moment

Réservation en ligne ou prise au téléphone, peu importe : il suffit que l'email du client figure sur la réservation. Les clients de passage n'en reçoivent aucun.

Un mercredi soir complet, raconté email par email

Le rappel : la veille par défaut, ou le délai qui va à votre salle

Par défaut, le rappel part 24 h avant, soit la veille à la même heure. Le réglage propose aussi 2 h, 3 h, 6 h, 12 h, 2 jours ou 3 jours, à l'heure du restaurant.

• Si l'on vous réserve des jours à l'avance (week-ends, tablées d'amis) : 2 ou 3 jours avant, le temps de relouer une table rendue.
• Si vos déjeuners se réservent surtout la veille : un rappel 3 h avant une table de 12 h 30 arrive dans la matinée, avant le coup de feu.
• Une table réservée après l'heure prévue du rappel n'en reçoit pas : la confirmation, toute fraîche, fait le travail.

Les rappels partent par passages horaires, donc à une demi-heure près. Ils n'attendent pas de réponse « je viens » : un silence ne vous apprendrait rien, une annulation vous dit tout.

Pourquoi un bouton « Annuler » vaut mieux qu'une table vide

Un client empêché a deux options : trouver votre numéro et appeler en plein service, ou ne pas venir. Le bouton « Gérer ma réservation », dans la confirmation comme dans le rappel, lui en donne deux autres, presque aussi simples que de ne pas venir : changer de jour, d'heure ou de nombre de couverts, ou annuler. Une table annulée la veille peut encore se relouer ; une table vide à 20 h 30, plus du tout.

• Le lien ouvre la réservation, avec « Modifier » et « Annuler ». L'annulation se confirme encore une fois, « Confirmer l'annulation » ou « Conserver ma réservation » : un clic de travers ne fait pas perdre sa table.
• « Modifier » reprend le calendrier et les horaires de votre page : le client choisit un créneau encore ouvert, dans les mêmes règles qu'une réservation en ligne, et sa propre place ne compte pas contre lui. La place qu'il quitte repart vers la liste d'attente.
• Une tablée au-delà de la taille maximale en ligne, ou née d'une demande de groupe, ne se modifie pas en ligne : la page affiche vos boutons d'appel et d'email, et l'annulation reste possible.
• En ligne, l'annulation reste ouverte jusqu'à l'heure de la réservation, sans pénalité ni préavis minimum.
• L'email d'annulation propose ensuite « Réserver une autre date ».

Les no-shows qui restent, l'équipe les marque d'un geste : ils se comptent sur la fiche du client et dans les statistiques de réservation. Le reste de la méthode : éviter les no-shows au restaurant.

Ce que lit le client : votre nom, votre logo, sa langue

En expéditeur, le nom de votre restaurant, ou celui de votre choix. En objet, « Votre réservation chez … est confirmée » pour la confirmation, et pour le rappel « Rappel : votre table chez … » suivi du jour et de l'heure. À l'ouverture, de haut en bas :

• Votre logo, ou à défaut le nom du restaurant, puis un titre comme « Votre table est réservée ».
• Le prénom du client et le récapitulatif : date, heure, couverts, service.
• « Un changement ou un empêchement ? Retrouvez votre réservation en ligne : », puis le bouton « Gérer ma réservation », à votre couleur d'accent, avec un texte blanc ou foncé selon ce qui se lit le mieux.
• « Une question ? Répondez simplement à cet email. » : retard ou poussette, la réponse arrive à votre adresse de réponse, par défaut l'email du restaurant.
• En pied, le nom, l'adresse et le téléphone du restaurant, puis la petite mention « Propulsé par couteau.io ».

Chaque email s'adapte à l'écran du téléphone et part avec sa version texte. Il arrive dans la langue choisie par le client pour réserver, parmi les sept de votre page, ou à défaut dans celle du restaurant.

Régler vos emails pas à pas, puis suivre chaque envoi

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   Étape 1 : Ouvrez la page Emails

   Paramètres > Réservation en ligne > Emails. Tous les emails clients y sont activés d'office.

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   Étape 2 : Renseignez l'expéditeur

   Dans « Expéditeur », saisissez le Nom affiché (80 caractères au plus) et l'Adresse de réponse, puis enregistrez. Logo et couleur d'accent se règlent dans Paramètres > Widget.

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   Étape 3 : Choisissez vos emails et le délai du rappel

   Dans « Emails aux clients », coupez ce que vous ne voulez pas envoyer et réglez le rappel. La proposition de table libérée part toujours, car la liste d'attente en dépend, tout comme l'accusé de réception d'une demande de groupe. La réponse à une demande de groupe part même si la confirmation est coupée : l'équipe peut seulement décocher l'envoi au moment d'accepter ou de refuser.

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   Étape 4 : Vérifiez les alertes de l'équipe

   « Prévenir l'équipe des nouvelles réservations » est activé d'office ; chaque membre choisit ensuite « Email à chaque réservation » dans Mon compte. Le même réglage prévient des demandes de groupe, reçues ou annulées.

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   Étape 5 : Envoyez-vous un test

   Dans « Aperçu », choisissez l'email et la langue, puis « M'envoyer un test » : vous lisez ce que lira le client.

• Un événement, un email : jamais deux fois la même confirmation ni le même rappel.
• Une réservation déplacée, par l'équipe ou par le client, reçoit « Votre réservation chez … a été modifiée », puis un rappel recalé sur la nouvelle heure.
• Un envoi qui échoue est retenté automatiquement, toutes les 10 minutes.
• Une adresse rejetée définitivement, ou dont le titulaire a signalé un email comme spam, ne reçoit plus rien de votre restaurant.
• Le journal « Derniers envois » donne le statut de chaque email (Délivré, Retardé, Rejeté, Signalé spam…) : une adresse mal saisie s'y repère.

Aucun de ces emails n'est facturé à part ni à l'unité : tous entrent dans la formule de base de chaque établissement (29 € TTC par mois, détail des tarifs).

Les limites à connaître, et un email en option

Un dernier email existe, en option : la demande d'avis Google après la visite, avec un lien de désabonnement. Un client qui s'en désabonne reçoit toujours sa confirmation et son rappel.

Questions fréquentes