La rotation des tables, sans presser personne.

Le taux de rotation : le calcul, et ce qu'il ne dit pas

L'Hôtellerie Restauration donne le calcul : on divise le nombre moyen de clients par service par le nombre de places du restaurant. Exemple aux chiffres ronds et fictifs : 30 places et 45 couverts en moyenne au dîner donnent un taux de 1,5. Chaque siège a servi, en moyenne, une fois et demie dans la soirée.

Le même journal le précise : le taux optimal varie d'une maison à l'autre, selon son concept et l'efficacité de son organisation. Un bistrot où l'on dîne longuement peut être complet avec un taux de 1. Et le chiffre ne dit pas si le client a passé un bon moment : une rotation gagnée en apportant l'addition avant le dessert se paie plus tard, en habitués perdus.

Double service ou arrivées étalées : choisir son modèle

Il y a deux façons de faire tourner une salle. Certains restaurants bistronomiques imposent des horaires fixes, par exemple des services à 19 h et à 21 h, relève L'Hôtellerie Restauration. D'autres étalent les arrivées sur toute la soirée et relouent chaque table dès qu'elle se libère.

Concrètement, pour un double service, créez un service « 1er service » dont le premier et le dernier créneau sont tous deux à 19 h, puis un « 2e service » à 21 h, chacun avec un plafond de couverts égal à vos places et un plafond de réservations égal à vos tables. Calez aussi les durées du premier pour qu'elles tiennent avant 21 h, battement compris : avec les valeurs de départ, une tablée de six (120 min, plus 15) déborderait d'un quart d'heure. Pour des arrivées étalées, un seul service Dîner, de 19 h à 21 h 45 par exemple, avec un plafond de couverts par créneau qui empêche vingt personnes d'arriver à 20 h. Le réglage des services, pas à pas, est dans notre guide de gestion des réservations.

Quelle durée de repas prévoir selon la taille de la tablée ?

Plus la tablée est grande, plus le repas s'étire : chacun commande, les plats arrivent par vagues, l'addition se partage. Dans couteau.io, chaque service a sa durée moyenne de repas pour trois tailles de tablée, et l'attribution automatique s'en sert pour savoir jusqu'à quand une table est prise.

Ces valeurs sont un point de départ, pas une norme. Pour caler les vôtres, notez pendant une semaine l'arrivée et le départ de quelques tables de chaque taille : l'écart entre l'estimation et la mesure, c'est votre marge de rotation. La durée ne varie pas selon le jour : si le samedi soir s'étire, donnez-lui son propre service.

Le battement entre deux réservations sur une même table

Entre le départ d'une tablée et l'arrivée de la suivante, il faut débarrasser, nettoyer, redresser la table, et absorber le café qui s'éternise. C'est le battement, réglé par service dans couteau.io : 15 min par défaut. Pendant la durée du repas plus ce battement, l'attribution automatique tient la table pour prise.

Prenons les valeurs de départ : un couple attendu à 19 h occupe sa table jusqu'à 20 h 45, le temps d'un repas de 90 min suivi du battement de 15 min. Une réservation de 20 h 45 peut alors y être placée automatiquement ; une de 20 h 30 cherchera une autre table. Trop court, le battement fait patienter le client suivant au comptoir ; trop long, il tient pour prises des tables déjà prêtes à resservir.

Regrouper des tables pour les grandes tablées

Une grande tablée immobilise plusieurs tables pendant le repas le plus long de la soirée. Choisissez à l'avance celles qu'on peut coller, plutôt sur un côté de la salle, pour qu'un groupe de huit ne bloque pas les petites tables qui tournent au centre.

• Sur le plan de salle, cochez « Jumelable » pour les tables qu'on peut rapprocher, en précisant combien de chaises disparaissent à la jonction, de zéro à deux.
• L'attribution cherche d'abord une table qui suffit seule ; à défaut, elle en assemble deux ou trois, voisines et dans une même salle, jamais quatre.
• Les gros groupes passent par vous : en ligne, le maximum par réservation vaut huit couverts au départ ; au-delà, le client envoie une demande de groupe, que vous acceptez seulement si la salle peut l'asseoir. Acceptée, elle ne compte que sur son créneau d'arrivée : les créneaux suivants restent ouverts en ligne.
• Un groupe attendu un soir précis ? Fixez pour ce jour et ce service une limite de couverts en ligne : la page vendra moins de places à chaque créneau.

Garder des tables pour les clients de passage

Les clients de passage comblent les trous entre deux réservations, comme la table libérée à 21 h 15. Si toute la salle est ouverte en ligne, il ne reste rien pour eux. Ce que la page vend est limité par les plafonds de couverts et de réservations de chaque créneau, comptés heure d'arrivée par heure d'arrivée : aucun ne plafonne la soirée entière. Pour garder des tables à la porte, additionnez les plafonds de couverts des créneaux que couvre un repas, et gardez ce total sous le nombre de places de la salle. Pour que l'attribution automatique laisse en plus le comptoir ou la terrasse aux passages, décochez « Réservable » sur cette salle : elle reste sur le plan pour l'équipe.

Un client sans réservation s'installe d'un geste sur une table libre du plan, le temps de taper le nombre de couverts. L'attribution automatique ne s'en charge pas : c'est l'équipe qui choisit la table, plan sous les yeux. À l'inverse, une table réservée qui ne vient pas, c'est un tour perdu : le guide éviter les no-shows dit comment limiter la casse.

La « rotation équitable » de couteau.io, au sens exact

Attention au mot. Dans couteau.io, la « Rotation équitable » (case « Alterner entre les tables ») n'a rien à voir avec le taux de rotation : c'est une règle de l'attribution automatique. Entre plusieurs tables qui conviennent aussi bien à une réservation, elle choisit une table qui n'a encore aucune réservation ce jour-là ou, à défaut, celle dont la réservation la plus tardive de la journée commence le plus tôt.

Le but : répartir le service entre les tables de même taille, au lieu de remplir toujours la même, celle près du bar ou de la fenêtre. Elle ne raccourcit aucun repas et n'ajoute aucun couvert. Les autres règles se cochent au même endroit, Paramètres > Salle et service > Attribution : la table dont la taille colle au groupe, le minimum de places respecté, la table tenue pendant tout le repas.

Annoncer la durée de la table sans froisser le client

Un client prévenu accepte une heure de fin ; un client surpris la vit comme une mise à la porte. Interrogé par L'Hôtellerie Restauration sur des clients arrivés trop tôt ou en retard, un expert juge le restaurateur dans son droit « dans la mesure où la réservation est bien expliquée » : la même prudence vaut pour l'heure de fin.

Les textes des emails de couteau.io ne se modifient pas, mais le nom du service s'affiche sur la page de réservation et dans les emails : un service nommé « 1er service, table jusqu'à 21 h » annonce la couleur sans un mot de plus. Au téléphone, dites-le avant de noter. En salle, proposer le café au comptoir quand la tablée suivante arrive libère la table sans presser personne.

Mesurer après coup, service par service

Les statistiques de réservation de couteau.io donnent, sur 7, 30 ou 90 jours, les couverts de chaque service et, semaine par semaine, ceux de tout le restaurant. Pour votre taux de rotation, divisez les couverts d'un service sur 30 jours par le nombre de fois où il a eu lieu, puis par le nombre de places. Exemple fictif : 540 couverts sur 12 dîners dans une salle de 30 places font 45 couverts par dîner, soit un taux de 1,5.

Rien à ajouter pour appliquer ce guide : plan de salle, attribution automatique et statistiques font partie de la formule de base (29 € TTC par mois, par établissement). Une grande salle qui enchaîne les tablées ? Lisez aussi notre page pour les brasseries.

Questions fréquentes