Changer de logiciel de réservation sans perdre une seule table.

Pourquoi on garde un outil qui ne convient plus

Personne ne change de logiciel de réservation par plaisir. On reste parce que le fichier clients est dedans, parce que les réservations du mois prochain y sont déjà, parce que l'équipe a pris ses habitudes et qu'on n'a pas une soirée à y consacrer. Pendant ce temps, l'abonnement tombe chaque mois, et parfois une commission par couvert avec.

Bonne nouvelle : le changement fait plus peur qu'il ne prend de temps. Ce qui compte, c'est l'ordre des étapes.

Avant tout : relire le contrat

Ressortez le contrat ou les conditions générales acceptées à l'inscription, et cherchez quatre informations. Notez-les avec leurs dates : elles fixent le jour où vous pourrez réellement partir.

• La durée d'engagement : au mois, à l'année, ou plus. Une offre annuelle payée d'avance ne se rembourse généralement pas.
• Le préavis : combien de temps avant l'échéance la résiliation doit arriver, et sous quelle forme (email, courrier, formulaire).
• Le renouvellement automatique : beaucoup de contrats se reconduisent seuls pour une nouvelle période si rien n'est envoyé à temps.
• La fin des données : ce que devient votre fichier clients après la résiliation, et pendant combien de temps vous pouvez encore l'exporter.

Récupérer son fichier clients : c'est le vôtre

Le fichier clients appartient au restaurant, pas au logiciel. Au sens du RGPD, le restaurant est responsable du traitement et l'éditeur est son sous-traitant. L'article 28 du RGPD (nouvel onglet) l'oblige, au terme de la prestation, à supprimer les données « ou les renvoie au responsable du traitement », « selon le choix du responsable du traitement ».

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   Étape 1 : Cherchez la fonction d'export

   Souvent dans la page Clients ou les paramètres, sous le nom Exporter ou Télécharger. Le format le plus utile est le CSV, que tout tableur ouvre.

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   Étape 2 : Sinon, demandez-le par écrit

   Un email au support qui demande l'export complet du fichier clients, avant la résiliation. Gardez la réponse.

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   Étape 3 : Vérifiez ce qu'il contient

   Noms, emails, téléphones, mais aussi allergies, notes, nombre de visites et refus de recevoir des emails. Un client qui a demandé à ne plus être contacté doit le rester dans le nouvel outil.

Dans couteau.io, l'import CSV accepte l'export de n'importe quel tableur : vous associez chaque colonne à un champ (prénom, téléphone, allergies, tags…) et les clients déjà connus sont complétés, jamais dupliqués. Le détail est sur la page fichier clients, et le guide RGPD et fichier clients rappelle ce que la loi demande.

La bascule, en une semaine

Le point le plus souvent oublié : le lien de réservation de la fiche Google. Le guide lien de réservation sur Google montre où le remplacer. Pensez aussi aux liens collés ailleurs : signature d'email, annuaires, cartes de visite, page Facebook.

Embarquer l'équipe

Un outil que l'équipe n'utilise pas ne remplace rien : les réservations repartent sur un carnet. Prenez vingt minutes avant le service de rodage pour montrer trois gestes, pas plus : trouver une réservation, en noter une au téléphone, installer un client de passage. Le reste s'apprend en salle. Le guide gérer les réservations aide à poser une règle commune.

Questions fréquentes